Eurobiznis, 01/2010

Termín „virtuálny“ znamená, že vo fyzickej podobe „čosi“ jednoducho neexistuje. V súvislosti s pojmom „virtuálna kancelária“ sa hovorí aj o registračnej či administratívnej adrese. Novodobá koncepcia virtuálnych kancelárií je však dôležitým indikátorom optimálneho vývoja segmentu malých a stredných spoločností, ktoré zohrávajú významnú úlohu v ekonomike každého štátu. Ako sa darí virtuálnym kanceláriám na Slovensku?

Text: Eva Kajmerová

So svojimi bohatými skúsenosťami v tomto podnikateľskom segmente sa s nami podelila Katarína Štaffenová zo spoločnosti CompnyHouse, ktorá má dlhoročné skúsenosti s odborným poradenstvom, ale najmä so zakladaním virtuálnych kancelárií na Slovensku. Položili sme jej preto niekoľko otázok, ktoré môžu celkom isto zaujať aj slovenských podnikateľov.

Čo je to virtuálna kancelária?

Ide o alternatívne riešenie klasických kancelárskych priestorov. Virtuálna kancelária môže byť ideálnym priestorom, ktoré poskytuje rozmanité výhody klasickej kancelárie - bez vašej prítomnosti. Práve virtuálna kancelária umožňuje nechať si tu zaregistrovať sídlo vlastnej firmy. Prostredníctvom profesionálne vyškoleného personálu vám zabezpečí osobný styk s každou návštevou, vybaví telefonáty, starostlivo eviduje klientov a informuje virtuálnu spoločnosť o každej pošte či balíkovej zásielke. Zabezpečí aj základný servis - prijímanie a odovzdávanie pošty, prepájanie telefonických hovorov a niekedy aj komunikáciu s úradmi. „Virtuálna“ asistentka klientovi každý deň naskenuje poštu a raz za mesiac originály pošle na adresu, kde sa práve pohybuje. Podnikateľ si tak zníži náklady na prevádzku klasickej kancelárie a môže expandovať do ďalších regiónov či okolitých krajín. Bez potreby počiatočných vysokých investícií môžete prostredníctvom virtuálnej kancelárie získať obchodnú adresu v niektorom z miest, kde daná virtuálna spoločnosť pôsobí. Zbavuje aj problémov a starostí s úradmi, zvýši konkurenčnú výhodu a zabezpečí veľa atraktívnych administratívnych služieb na profesionálnej úrovni. Globálne povediac: jednoznačne vám zvýši vašu profesionálnu prestíž.

Kto najviac využíva tieto služby?

Sú to najmä začínajúce podnikateľské subjekty, spoločnosti expandujúce do nových regiónov, podnikatelia, ktorí nechcú mať sídlo svojej firmy registrované na adrese svojho trvalého bydliska a spoločnosti, ktorých manažéri a zamestnanci sú v prevažnej miere na cestách a virtuálno- administratívny servis potrebujú iba občas.

Akým spôsobom sú zadefinované virtuálne kancelárie v slovenskej legislatíve?

Slovenská legislatíva nepozná pojem virtuálna kancelária. Ak vychádzame z toho, že ide o kanceláriu na prestížnej adrese, ktorá funguje pre klienta ako korešpondenčná či kontaktná adresa a pracuje ako jeho vlastný sekretariát, potom takýto priestor nie je definovaný v slovenskej legislatíve. Profesionálne spoločnosti však umožňujú svojim klientom umiestniť na prestížnej adrese aj sídlo ich spoločností a zároveň využívať všetky ostatné výhody virtuálnej kancelárie, t.j. príjem a spracovanie pošty, vybavovanie telefonátov, faxov, administratívnu podporu, atď. Na rozdiel od virtuálnej kancelárie sídlo spoločnosti slovenská legislatíva definuje, konkrétne Obchodný zákonník a to nasledovne: Sídlom právnickej osoby a miestom podnikania fyzickej osoby je adresa, ktorá je ako sídlo alebo miesto podnikania zapísaná v obchodnom registri alebo živnostenskom registri, alebo v inej evidencii ustanovenej osobitným zákonom.

Koľko spoločností na Slovensku poskytuje služby založenia virtuálnych kancelárií?

Na Slovensku poskytuje služby virtuálnej kancelárie približne 20 spoločností. Väčšina z nich prevádzkuje svoj biznis v Bratislave. Samozrejme, tak ako aj v iných oblastiach podnikania aj tu je kvalita poskytovaných služieb na rozdielnej úrovni. Odporúčam preto potenciálnemu záujemcovi  nájsť si čas na osobnú návštevu takejto spoločnosti, predsa len bude navonok reprezentovať aj jeho vlastnú spoločnosť.

Ako často využívajú tieto služby slovenskí, resp. zahraniční podnikatelia na Slovensku?

V minulosti tieto služby využívali predovšetkým zahraniční podnikatelia, ktorí vstupovali na slovenský trh. Dnes však aj slovenskí podnikatelia v čoraz väčšej miere pristupujú k riešeniu v podobe virtuálnej kancelárie. Či už ide o začínajúce spoločnosti, pre ktoré je dôležitá minimalizácia nákladov na zriadenie a prevádzku vlastnej kancelárie, časovo ohraničené projekty, alebo podnikanie, ktorého charakter jednoducho nevyžaduje vlastnú kanceláriu. Napriek tomu sa môže ešte mnohým podnikateľom na Slovensku zdať virtuálna kancelária zbytočným luxusom, myslím si však, že jej využívanie bude čoraz bežnejšie. Každý podnikateľ si totiž uvedomuje hodnotu vlastného času, takže sa snaží optimalizovať a zjednodušovať procesy vo firme tak, aby fungoval čo najefektívnejšie. V tomto je virtuálna kancelária bezpochyby dobrým riešením, odbremení od administratívnych starostí spojených s bežným chodom spoločnosti a klient sa tak môže plne venovať rozvoju svojho biznisu.

Kde sa konajú rokovania takýchto klientov?

Profesionálne spoločnosti umožňujú svojim klientom realizovať ich rokovania vo vlastných priestoroch. Disponujú viacerými reprezentatívnymi zasadačkami, ktoré sú vybavené prezentačnou technikou, ISDN telefónnymi linkami a počítačmi s pripojením na internet. Samozrejmosťou sú aj služby jazykovo zdatnej asistentky alebo recepčnej, ktorá profesionálne a v súlade s biznis etiketou privíta a uvedie návštevu a v prípade potreby poskytne aj administratívnu podporu počas stretnutia. Rokovacie priestory si môže klient štandardne prenajať už od 1 hodiny. Špecifické požiadavky prichádzajú skôr zo strany zahraničných klientov a súvisia s komplexnou administratívnou správou ich spoločností, na ktorú sú zvyknutí zo svojich domovských krajín.

Existuje aj u nás syndróm „dobrej“ adresy virtuálnej kancelárie?

Myslím si, že áno. Dobrá adresa určite podporí profesionálny imidž a dôveryhodnosť spoločnosti. Samozrejme že existujú aj záujemcovia, ktorí potrebujú len sídlo pre svoju spoločnosť a pre ktorých je rozhodujúcim faktorom cena. Zaregistrujú si potom spoločnosť niekde mimo prestížnych adries, často v okrajových častiach mesta. Treba povedať, že vo vyspelom svete sú virtuálne kancelárie už bežnou záležitosťou a očakáva sa, že ich trend sa bude zvyšovať aj u nás. Poznám našich podnikateľov, ktorí vďaka svojej šikovnosti zarábajú milióny - a do svojej kancelárie chodia iba výnimočne. Podľa ich vyjadrenia súčasný úspech v podnikaní nezávisí do honosného sídla klasickej kancelárie, ale od ich flexibility.

Ďakujeme za rozhovor.

Sken  originálneho článku je dostupný na stiahnutie TU (pdf, 1MB).

Business Journal Slovakia, 01/2007

Each entrepreneurial subject is nowadays aware of the need for professional presentation of a company. The times when business cards listed a home address or P.O. Box and telephone number (to which nobody responded) are long past. Professional image in the world of business has become a necessary pre-condition for success and a guarantee of quality of services. However, to build one´s own representative office, to employ and train personnel which will share in building an image, requires considerable effort and financial means, and the result does not always fulfil ideas and expectations. In developed countries professional companies have existed for several years, offering their clients solutions in the form of virtual office services - without the necessity of moving, paying rent, investing in office furniture and paying salary to an assistant.

What, in fact, is a virtual office? It is an office at a prestigious address which works for a client as a contact address and works as its own secretariat. The client has at disposal professionally trained personnel who look after its whole agenda, including post, e-mails, faxes or telephone calls. It may site the registration seat of its company at the prestigious address or use the address as a contact one for its entrepreneurial activities. It also uses the address for the receipt and sending of documents, it states it on its business cards and presentation materials ad it serves as a contact with the relevant offices. The personnel handle post and documents pursuant received to its instructions. Those who appreciate this service most include those who wish to have a seat separate from the place of operation, as well as those who work from home and need a contact address in a prestigious locality. Another of the services covered under the concept of virtual office, is one´s own telephone and fax number, which the client uses for receiving calls and faxes and is also stated on presentation materials of the company. An assistant skilled in languages professionally deals with incoming calls on behalf of the client and based on its instructions, and she takes and reliably delivers received messages. She collects, saves or sends out in the specified manner received faxes, according to instructions. Clients do not lose any calls during their business meetings.

Professional companies also provide for their clients e-mail addresses, arrange space for placing Internet presentations, and arrange their development. At their premises they have at disposal representative meeting-rooms which the interested party may rent for an advantageous price and hold business meetings there. When renting a meeting-room, the company may use services of an assistant, who professionally and in accordance with business ethics welcomes and introduces the visitor, then provides administrative support during the meeting. Without doubt, the complex company administration service is interesting, including representation of the client before the relevant offices, keeping of accounting and wage records, arrangement of legal, as well as other services related to the administration of a company. In such a way the client is relieved of almost all the administrative worries related with the usual running of a company, and may invest its time into things which are important for it– to its business.

Scan of the article can be downloaded here (pdf, 1MB)

SKYBLUE 02/2006

Slovakia has become a very attractive place to make an investment in the last years. According to predictions nothing has thereon changed about the victory of a socialistic-nationalistic coalition in this summer’s parliamentary elections. New government programme holds main positive elements of business environment - progressive economic reforms. The strategic position, developed infrastructure, qualified and relatively cheap labour force combined with membership in European and world structures, are all matters which play a significant role in the decision-making process behind investment placement.

The experience of foreign investors that are already established on the Slovak market has attracted many other investors to our country. However, their entry into the Slovak market is not easy. Investors must familiarize themselves with the local business environment, political situation, traditions and the labour force. The very first contact between foreign investors and the country is generally established with domestic institutions providing relevant information. Besides government institutions, commercial departments of the embassies or chambers of commerce, the local professional service providers play the key role as well. For foreign investors it is very important to have a reliable local partner who can provide them with valuable advice related to their business needs. A local partner can help investors to orient themselves in the Slovak business environment and can relieve them of the administrative burden connected with the establishment of a business presence in the Slovak Republic.

According to Slovak law, every company must have a registered seat to which all official documents, notices and court papers have to be sent. The address must be a physical location, not just a post office box. Local professional companies provide investors with registered office services at prestigious addresses located in the city center. They can use this address for the entire administration of their company, in the event they have not yet had the chance to rent or purchase their own premises or they wish to maintain a registered office address separate from their trading address and need a professional business image. This professional business image also includes professional telephone answering, mail and fax handling services and messages relay.

CompanyService, s.r.o. as one of the leading specialists provides full-service solutions to foreign investors, entrepreneurs or businessmen entering the Slovak market:
company formation services - tailor-made and ready-made companies
prestigious business address in prime locations in the heart of Europe
mail-handling service
telephone and fax services
fully equipped meeting rooms available for hire
company administration
assistance in opening a bank account with local banks
accountancy and tax consulting
legal services
real estate services
IT solutions

Scan of the original article can be downloaded HERE (pdf, 1MB)

Business Journal Slovakia, 01/2006

The recent inflow of foreign investments to Slovakia has created space for the adoption of business trends used in developed economies. The progress in the field of communication technologies has brought a new set of challenges for managers, consultants and employees – for what some may see as the certain freedom in work environments: the virtual office.

The virtual office is a place where phones will be professionally answered, messages taken and delivered anywhere in the world, mail received and handled according to instructions, e-mails forwarded and common administrative work perfectly done in the name of your company but by professional virtual office provider. It is a way to present the company at a high level, with prestigious address and fully functional office and without the necessity of moving.

The virtual office services cost a fraction of a normal office, can be easily set up with on-line booking facilities, and will create a first class impression. And what is important – these services are provided by real people.

People at CompanyHouse (the leading provider of local professional services) provide virtual office solutions to foreign investors, entrepreneurs or businessmen entering the Slovak market that need a prestigious presence and fully functional office for their business purposes. They will take care about your respective image, relations with offices, help with accounting and ensure the whole administration of your company.

CompanyHouse is ideal for:

foreign companies entering the Slovak market
start-up companies for which the minimalization of costs for the establishment and operation of their own office is important
business, the character of which does not require one´s own office, but requires a good address
those who work at home, but want to have a business address in prime locations
companies that wish to have a network of branches in major cities in Slovakia
small and medium-sized businesses looking for the services of a virtual office at favourable prices.

Scan of the original article can be downloaded HERE (pdf, 1MB)

Manager, 07/2005

Podjetja na Slovaškem v zadnjih nekaj letih rastejo kot gobe po dežju. Eden od razlogov za to je preprosta ustanovitev podjetja, drugi pa enotna davčna stopnja.

Katarina Štaffenova iz slovaškega podjetja CompanyService je v zadnjih treh letih pomagala ustanoviti prek sto podjetij. In CompanyService je samo eno od podjetij na Slovaškem, ki se ukvarjajo s to dejavnostjo. Na nedavnem seminarju na temo "Kako ustanoviti podjetje na Slovaškem", kjer je bila Štaffenova predavateljica, se je pokazalo, da se tudi Slovenci zanimajo za odpiranje podjetij. Za zdaj na Slovaškem ni registriranih veliko slovenskih podjetij.

Podjetje v dveh tednih

"V enem tednu dobite trgovinsko licenco, pet delovnih dni pa traja, da prejmete izpis iz registra - torej podjetje registrirate v dveh, največ treh tednih," pravi Štaffenova. Strošek odprtja podjetja se giblje med 360 in 480 tisoč tolarji in je odvisen od vrste podjetja in narave posla. Nekatere panoge, na primer gradbeništvo, zahtevajo dodatna dovoljenja, zato je registracija dražja in daljša. Podjetje na Slovaškem lahko registrira vsakdo. "Vsakdo je tudi lahko direktor oziroma predsednik uprave podjetja; če prihaja iz držav EU ali članic OECD, je edino, kar potrebuje, potrdilo o nekaznovanju," pravi Štaffenova.

Da je administracija res manj zahtevna kot v Sloveniji, je potrdil tudi Zdenko Zanoški iz Etola, ki je poslovalnico na Slovaškem odprl že pred šestimi leti. "Naš osnovni razlog za odprtje podjetja na Slovaškem je bil, da smo bliže tekmecem. Vendar pa smo bili že takrat presenečeni, kako preprosto je bilo odpreti podjetje. Bi pa rekel, da je Slovaška po vseh spremembah v zadnjih letih postala privlačen trg. Seveda pa je to odvisno tudi od vrste posla, ki ga opravljate," je povedal Zanoški.

Enotna davčna stopnja povzročila razmah

Po mnenju Štaffenove se je prvi razmah tujih vlaganj pojavil pred štirimi leti. Resnična eksplozija odpiranja podjetij pa so po njenih besedah na Slovaškem doživeli po uvedbi enotne davčne stopnje. Podjetja na Slovaškem registrirajo predvsem podjetniki iz držav članic Evropske unije, med njimi je največ Britancev, Čehov, Avstrijcev in Francozov, veliko pa so jih registrirali tudi Švicarji. Ustanavljajo jih tudi Rusi, ker tako laže poslujejo z EU. Lastniki novih podjetij pa prihajajo celo iz jugovzhodne Azije, Severne Amerike in Avstralije.

Novoustanovljena podjetja se registrirajo za različne dejavnosti, po besedah Štaffenove pa prevladujejo trgovinske in posredniške hiše (zaradi dividend), podjetja iz industrijskega in kmetijskega sektorja ter IT-podjetja. "Veliko podjetij pa posamezniki odprejo potem, ko so na Slovaškem že (za relativno nizko ceno) kupili premoženje, in to zaradi lažje administracije," pravi. Po njenem mnenju uvedba enotne davčne stopnje vendarle ni edini razlog, da na Slovaškem vedno več tujcev odpira podjetja in tja usmerja svoje poslovanje. "Slovaška, ki je članica EU in drugih mednarodnih struktur, je prijazna do poslovnega okolja, ima hitro rastočo infrastrukturo, ugoden strateški položaj in relativno poceni delovno silo," je svojo državo pohvalila Štaffenova.

Trikrat počasnejši od Slovakov

Na Slovaškem lahko podjetje ustanovite v dveh oziroma največ treh tednih. Za to boste odšteli od 360 do 480 tisoč tolarjev. V Sloveniji po podatkih raziskave Svetovne banke Doing Business 2004 za registracijo podjetja potrebujete 61 dni. Strošek registracije pa je v Sloveniji vendarle nižji: lani ste pri nas podjetje lahko odprli že s 300 tisočaki. Vendar pa so v Evropi rekorderji še vedno Danci, kjer lahko podjetje registrirate v štirih dneh brez stroškov. Dobra novica je, da bo s tem mesecem začel tudi pri nas delovati projekt "Vse na enem mestu" (VEM), ki bo omogočil hitrejšo registracijo podjetij.

Avtor: Brina Černetič

The Slovak Spectator, 2004

Slovakia has recently become a very attractive place to make an investment. The business environment, economic reforms, developed infrastructure and qualified and relatively cheap labour force create a favourable environment for foreign investments. The strategic position combined with membership in European and world structures also play a significant role in the decision-making process behind investment placement.

The experience of foreign investors that are already established on the Slovak market has attracted many other investors to our country. However, their entry into the Slovak market is not easy. Investors must familiarise themselves with the local business environment, political situation, traditions and the labour force. The very first contact between foreign investors and the country is generally established with domestic institutions providing relevant information. Besides government institutions, commercial departments of the embassies or chambers of commerce, the local professional service providers play the key role as well. For foreign investors it is very important to have a reliable local partner who can provide them with valuable advice related to their business needs. A local partner can help investors to orient themselves in the Slovak business environment and can relieve them of the administrative burden connected with the establishment of a business presence in the Slovak Republic.

Investors entering the market can choose from several styles of doing business in the Slovak Republic, ranging from common conclusion of agreements with partners to constitution of Slovak legal entity. The available legal forms in the Slovak Republic are as follows:

Enterprise or organizational unit of a foreign company,
Limited liability company (spoločnosť s ručením obmedzeným, s.r.o.),
Joint stock company (akciová spoločnosť, a.s.)
General partnership (verejná obchodná spoločnosť, v.o.s.)
Limited partnership (komanditná spoločnosť, k.s.),
Cooperative (družstvo).

Except for enterprises and organizational units, all of these forms constitute Slovak legal entities that must be registered at the Slovak Commercial Register.

The formation procedure is not easy and calls for assistance from local professional service providers. They provide investors with full-service solutions in the field of incorporation, acquisition and administration of the Slovak company. The local professionals are able to incorporate a new company structured exactly to investors' request or offer the possibility of acquiring an already-existing (ready-made) company. A ready-made company is a general commercial company that has already been incorporated and registered at the Commercial Register. Investors using the services of local professionals are relieved from the administrative burden related to the incorporation procedure and they can concentrate on other parts of running  their business. There is one thing that must be kept in mind when establishing a business presence in the Slovak Republic: directors of a Limited liability or Joint stock companies have to be residents of the Slovak Republic or have to come from OECD or EU member countries. Investors coming from other non-member countries have to apply for a long-term visa permit. Local professionals provide their assistance in this procedure as well.

According to Slovak law, every company must have a registered seat to which all official documents, notices and court papers have to be sent. The address must be a physical location, not just a post office box. Local professional companies provide investors with registered office services at prestigious addresses located in the city center. They can use this address for the entire administration of their company, in the event they have not yet had the chance to rent or purchase their own premises or they wish to maintain a registered office address separate from their trading address and need a professional business image. This professional business image also includes professional telephone answering, mail and fax handling services and messages relay.

The range of services provided by local professionals is wide and varied and it is up to the investor whether to use a complete range of services or just a few. But in many cases foreign investors have preferred close cooperation with a consulting company that is able to help solve all the problems connected with their entry into the Slovak market.

WBA Business Advisor, 01/2004

Potrebu profesionálnej prezentácie spoločnosti si v súčasnosti uvedomuje každý podnikateľský subjekt. Časy, keď na vizitkách figurovala domáca adresa prípadne P.O. Box a telefónne číslo, na ktoré nikto nereagoval, sú dávno minulé. Profesionálny imidž sa stal vo svete biznisu nevyhnutným predpokladom úspechu a akousi garanciou kvality služieb. Vybudovať si však vlastnú reprezentatívnu kanceláriu, zamestnať a zaškoliť personál, ktorý sa bude podieľať na budovaní imidžu, si vyžaduje nemalé úsilie a finančné prostriedky, pričom výsledok nie vždy splní predstavy a očakávania. Vo vyspelých krajinách už niekoľko rokov fungujú profesionálne spoločnosti, ktoré svojim klientom ponúkajú riešenie v podobe služieb virtuálnej kancelárie. Bez nutnosti sťahovania, platenia nájomného, investovania do kancelárskeho nábytku a platenia mzdy asistentke.

Slovenskej podnikateľskej verejnosti nie je pojem virtuálna kancelária veľmi známy napriek tomu, že prvé lastovičky prileteli na Slovensko pred niekoľkými rokmi a dnes sú už na trhu plne etablované. Negatívne asociácie, ktoré termín bežne zaužívaný vo vyspelých krajinách, vzbudzuje, sú však v tomto prípade neoprávnené. Virtuálna neznamená, že je fiktívna, respektíve že neexistuje. Je to kancelária na prestížnej adrese, ktorá funguje pre klienta ako kontaktná adresa a pracuje ako jeho vlastný sekretariát. Klient má k dispozícií profesionálne vyškolený personál, ktorý vybavuje celú jeho agendu, vrátane pošty, e-mailov, faxov či telefonátov. Na prestížnu adresu môže umiestniť registračné sídlo svojej spoločnosti prípadne využiť adresu ako kontaktnú pre svoje podnikateľské aktivity. Adresu zároveň využíva na príjem a doposielanie písomností, uvádza ju na svojich vizitkách a prezentačných materiáloch a slúži ako kontakt s príslušnými úradmi. Prijatú poštu a písomnosti mu personál spracuje podľa jeho inštrukcií. Túto službu oceňujú najmä tí, ktorí chcú mať oddelené sídlo od prevádzky, ako aj tí, ktorí pracujú z domu a potrebujú kontaktnú adresu v prestížnej lokalite. Ďalšou zo služieb, skrývajúcich sa pod pojmom virtuálna kancelária, je vlastné telefónne a faxové číslo, ktoré klient využíva na príjem hovorov a faxov a zároveň ich uvádza na prezentačných materiáloch spoločnosti. Jazykovo zdatná asistentka profesionálne vybavuje prichádzajúce hovory v klientovom mene a na základe jeho inštrukcií, preberá a spoľahlivo doručuje prijaté odkazy. Prijaté faxy podľa inštrukcií zhromažďuje, uschováva, alebo doposiela určeným spôsobom. Klienti tak nestrácajú počas svojich obchodných stretnutí ani jeden hovor.

Profesionálne spoločnosti poskytujú svojim klientom aj e-mailové adresy, zabezpečujú priestor pre umiestnenie internetovej prezentácie a postarajú sa o jej vytvorenie. Vo svojich priestoroch disponujú reprezentatívnymi zasadacími miestnosťami, ktoré si záujemca môže prenajať za výhodnú cenu a uskutočniť v nich obchodné stretnutia. Pri prenajatí zasadačky môže využiť služby asistentky, ktorá profesionálne a v súlade s biznis etiketou privíta a uvedie návštevu a poskytne administratívnu podporu počas stretnutia. Nesporne zaujímavou je služba komplexnej správy spoločnosti, ktorá zahŕňa zastupovanie klienta pred príslušnými úradmi, vedenie účtovníctva a mzdovej evidencie, zabezpečenie právneho servisu, ako i ďalšie služby súvisiace s administratívnou správou spoločnosti. Klient je tak odbremenený od takmer všetkých administratívnych starostí súvisiacich s bežným chodom svojej spoločnosti a môže svoj čas investovať do toho, čo je pre neho dôležité - do svojho biznisu.

Ing. Katarína Štaffenová

WBA Business Advisor, 01/2004

Vplyvom silnej konkurencie a zaostávajúcej pozície SR z hľadiska legislatívneho aj inštitucionálneho rámca v porovnaní s kľúčovými konkurentmi v regióne, si Slovenská republika stanovila strategické ciele v oblasti vytvárania priaznivej investičnej klímy pre zahraničných a domácich investorov. Jedným z odporúčaní v rámci všeobecného legislatívneho rámca podnikania bolo zjednodušiť a skrátiť proces registrácie spoločností tak, aby netrval dlhšie ako 2 týždne. Uvedené odporúčanie bolo v tomto roku zavedené do praxe a príslušné úrady sú povinné zaregistrovať spoločnosť v podstatne kratšej lehote, ako bolo zvykom.
Celý proces registrácie začína samotným založením spoločnosti, kedy zakladatelia prejavia vôľu založiť spoločnosť podpísaním patričných dokumentov. Tieto dokumenty následne putujú na príslušný živnostenský úrad, ktorý je povinný po splnení všetkých zákonom stanovených podmienok vydať živnostenský list do 7 kalendárnych dní od podania žiadosti. Po vystavení živnostenského listu sa podáva návrh na zápis spoločnosti do obchodného registra, na základe ktorého má súd rozhodnúť v lehote do 5 pracovných dní. Dňom zápisu do obchodného registra spoločnosť vzniká a proces registrácie je tak ukončený. V porovnaní s nedávnou minulosťou, kedy celý proces registrácie trval približne 1 mesiac, je časová náročnosť nepochybne pozitívnou zmenou.

Z administratívneho hľadiska je však založenie obchodnej spoločnosti na Slovensku v porovnaní s vyspelými krajinami stále komplikovaný proces kvôli vysokému počtu potrebných administratívnych úkonov. Ak pritom zakladatelia spoločnosti urobia, či už v počiatočných úkonoch alebo neskôr v priebehu samotnej registrácie, nejakú chybu, môže to následne predĺžiť alebo dokonca zastaviť zaregistrovanie spoločnosti a zmariť tak podnikateľský zámer. Práve pre náročnosť administratívnych úkonov zverujú zakladatelia celý proces založenia spoločnosti do rúk odborníkov. V minulosti to boli predovšetkým právnické kancelárie, dnes však už existujú špecializované firmy, ktoré okrem samotného založenia spoločnosti poskytujú svojim klientom aj ďalšie služby súvisiace so založením a správou spoločnosti. Okrem zakladania spoločnosti „na mieru“, t.j. podľa konkrétnych požiadaviek klienta, sa zaoberajú aj prevodom existujúcich spoločností. Disponujú dostatočnou zásobou firiem, ktoré sú už istú dobu zapísané v obchodnom registri a ktoré nevykonávali žiadnu činnosť okrem aktivít súvisiacich s ich založením. Takéto spoločnosti sú bez akýchkoľvek záväzkov a pohľadávok voči tretím stranám a sú pripravené na prevod. Klient tak môže získať spoločnosť v priebehu pár dní, v mene ktorej môže konať bez akýchkoľvek časových strát.

Zabezpečením zápisu novej spoločnosti alebo registrácie zmien pri prevode existujúcej spoločnosti sa však služby špecializovaných firiem nekončia. Pre novovznikajúce alebo existujúce spoločnosti poskytujú registračné sídlo, vedenie účtovníctva a mzdovej evidencie, postarajú sa o administratívnu správu spoločnosti, zabezpečia vybavenie živnostenského listu, prípadne koncesnej listiny, zaregistrujú spoločnosť na príslušné dane, zastupujú klienta pred úradmi, atď. Abonent je tak ušetrený všetkých problémov spojených so zložitosťou právnej úpravy zakladania obchodných spoločností a ich administratívnej správy.

Ing. Katarína Štaffenová